Inlägg med nyckelordet ‘outlook’

Det är många företagare och privatpersoner som använder sig av sitt vanliga e-postprogram, i många fall Outlook, när de skickar ut nyhetsbrev. Det finns en rad anledningar till att du inte bör göra det. Jag kan så klart inte tvinga dig till att låta bli men du bör i alla fall veta varför, sen kan du själv bestämma hur du gör.

Varken Microsoft Outlook eller din internetuppkoppling är optimerat för att skicka e-post till många mottagare på en gång.

Skickar du stora mängder e-post på en gång riskerar du att bli uppfattad som spammare (dvs. en person som skickar oönskad e-post) och bli blockerad av din internetleverantör så att du inte får skicka någon e-post alls. Du fastnar alltså i ett slags spamfilter hos din internetleverantör.

Det vanligaste är dock att man fastnar i spamfiltret hos mottagaren. Det kan bero på en mängd olika faktorer. En anledning kan vara att du som avsändare inte har ett högt rykte. Högt rykte får man delvis genom att skicka jämna volymer med e-post och inte skicka till e-postadresser som är felaktiga.

Att hantera din mottagarlista manuellt, i exempelvis Outlook, kräver mycket jobb. Du måste alltid ta bort adresser som är felaktiga för att inte hamna i spamfiltret och/eller få inboxen överfull med felmeddelanden. Du måste ta bort de som säger till att de inte vill ha dina utskick längre. Du måste lägga in nya adresser. Ja, listan blir ganska lång och jobbig.

Jag tycker istället att du ska använda dig av ett verktyg för att skicka ut dina nyhetsbrev.

Varför använda ett verktyg för nyhetsbrev?

Ett verktyg för nyhetsbrev är framtaget för att kunna hantera mottagarlistor och skicka ut stora mängder e-post på en gång.

Eftersom det är många som använder verktyget blir mailutskicken relativt jämna och ryktet jag pratade om tidigare blir högre och högre.

Din mottagarlista hålls uppdaterad automatiskt. Vill någon avsluta sin prenumeration, klickar de på en länk och inaktiveras direkt. Vill någon börja prenumerara på ditt nyhetsbrev, klickar de på en länk och läggs till automatiskt. Fungerar inte mottagarnas e-postadresser, ja då inaktiveras de automatiskt. Ja, det mesta sker faktiskt automatiskt! I och med det kan du spara mycket av din värdefulla tid.

Utöver mottagarlistan finns det en rad fördelar:

• Du kan skicka nyhetsbrevet i både HTML (snygga mallar med bilder m.m.) och ren text. Detta ger mottagaren valmöjlighet och mottagarens e-postleverantör ger dig pluspoäng (=lägre risk att hamna i spamfiltret).
• Verktyget skickar ett mail till varje mottagare, dvs. mottagarens adress står i mottagarfältet (inte i kopia eller hemlig kopia som är vanligt när det gäller Outlook och liknande). Detta gör att nyhetsbrevet känns mer personligt och risken att hamna i spamfiltret minskar.
• Du har någon att fråga när du funderar på något om nyhetsbrevet, det är ju inte alltid sonen eller grannens grabb har tid för dig. Då är det bra att ha en support tillgänglig.

Och den kanske viktigaste och största skillnaden:

• Du kan följa upp dina nyhetsbrev. Vilka läser dem, vilka klickar på länkarna – ja, vilka är mina potentiella kunder egentligen?

Ja, det låter ju jättebra med ett verktyg men det kostar ju pengar tänker en del. Men det är inte riktigt sant. Här på Get a Newsletter har vi ett gratiskonto där du kan skicka upp till 100 mail per månad utan kostnad. Behöver du skicka fler har vi väldigt prisvärda paket med enkel och tydlig prissättning. Ta gärna en titt på prislistan och/eller registrera ett gratiskonto så kan du testa själv.

Många funderar på varför man ska betala pengar för att skicka ut nyhetsbrev när man kan göra det gratis i Outlook. Det är inget fel i att använda Outlook eller något annat e-postprogram för utskick av nyhetsbrev men det finns en rad fördelar med en nyhetsbrevstjänst (t ex www.getanewsletter.com) som man missar i så fall.

Här är några av fördelarna:

• Varje mottagare får ett personligt nyhetsbrev med sin adress som mottagare, om någon annan står som mottagare ökar risken för att nyhetsbrevet betraktas som spam.
• Du slipper hålla koll på prenumeranterna. Fungerar inte adressen så avaktiveras den automatiskt, de personer som inte vill ha nyhetsbrevet inaktiveras och nya prenumeranter läggs till automatiskt.
• Du får statistik på:
  • hur många av dina prenumeranter som har läst nyhetsbrevet, när de läste det första och senaste gången samt hur många gånger de har läst det.
  • vilka länkar de har klickat på, antalet gånger varje person har klickat på länken och när första och sista klicket gjordes.
• Om din dator krånglar så finns allt på nätet, bara att låna en dator med webbläsare så kan du skicka ut ditt nyhetsbrev ändå.

Om du ändå vill använda ett vanligt e-postprogram så är det viktigt och tänka på att lägga in mottagarna som dold kopia så att inte mottagarna ser vilka andra personer du skickat till och vilka e-postadresser de har. Gör du det så är det guldläge för spammare. Bara att börja prenumerera på ditt nyhetsbrev så har de genast en massa fungerande e-postadresser.

Nu är det äntligen dags, dags att skicka ut ditt första nyhetsbrev. Jag kan tänka mig att du verkligen längtar efter att få klicka på den magiska knappen som skickar iväg nyhetsbrevet.

Men du får hålla dig en liten stund till. Vi ska göra ett par sista kollar innan du skickar iväg nyhetsbrevet. Det första du bör göra är att skicka iväg ett testmejl till dig själv för att se att alla länkar finns på plats och fungerar som de ska. Försök att öppna mejlet i så många program som möjligt – Microsoft Outlook, Firebird, i olika webbmailsklienter, både på Mac och PC. Fungerar det som det ska överallt?

Ta en titt på listan över prenumeranter, hur välfylld är den? Har du inte så många prenumeranter, har du gjort allt för att få in dem? Kan du göra ett sista försök att få in ett par till?

Nu bör allt kännas riktigt bra – nyhetsbrevet ser bra ut överallt, du är nöjd med innehållet och antalet prenumeranter är på en bra nivå.

Det är dags att skicka iväg ditt första nyhetsbrev.